Uma importadora de Itajaí saiu do Simples Nacional para o Lucro Presumido e, no mesmo ano, passou a entregar obrigações do SPED, como a ECF. O contador avisou: sem e-CNPJ, a transmissão não sai. O certificado que a empresa nunca tinha precisado virou requisito de um mês para o outro.
A obrigação não vem de uma lei única. Ela aparece nos sistemas que só aceitam assinatura ICP-Brasil. Por isso a pergunta certa é: o que a empresa ou a pessoa precisa assinar ou transmitir?
Tabela por situação
| Situação | Precisa? | Qual |
|---|---|---|
| Empresa que emite NF-e ou NFC-e de mercadoria | Sim | e-CNPJ |
| Empresa no Lucro Presumido ou Real que entrega obrigações do SPED | Sim | e-CNPJ |
| Empresa com empregado cujo eSocial é transmitido por sistema | Sim, da empresa ou do contador com procuração | e-CNPJ |
| Prestador de serviço que emite NFS-e | Depende do município; o padrão nacional aceita gov.br | e-CNPJ quando exigido |
| MEI prestador de serviço | Em geral, não | Nenhum |
| MEI que vende mercadoria com NF-e | Sim | e-CNPJ |
| Escritório de contabilidade | Sim, para transmitir pelos clientes | e-CNPJ dos clientes ou o próprio com procuração |
| Pessoa física no e-CAC | Opcional: gov.br prata ou ouro abre a maioria dos serviços | e-CPF |
| Advogado, médico, engenheiro que assina documentos | Na prática, sim | e-CPF |
Empresas
Toda empresa que emite NF-e ou NFC-e precisa do e-CNPJ, porque a nota só é aceita assinada com o certificado do emitente. Empresas fora do Simples entregam obrigações do SPED transmitidas com certificado. E quem tem empregados envia o eSocial, que o sistema da empresa ou do contador assina com certificado.
Antes de contratar um fornecedor, vale conferir na consulta de CNPJ o regime, o porte e a situação cadastral: os mesmos dados mostram se ele está no Simples ou no Lucro Presumido.
MEI
Na maioria dos casos, não precisa. A NFS-e nacional, a DASN-SIMEI e o DAS saem com a conta gov.br. O MEI passa a precisar quando vende mercadoria com NF-e pela SEFAZ do estado. A página MEI precisa de certificado digital? detalha cada caso.
Profissionais
Advogados usam o certificado para assinar petições nos sistemas de processo eletrônico. Médicos assinam receitas digitais com certificado ICP-Brasil para que tenham validade nas farmácias. Engenheiros e contadores assinam laudos, balanços e declarações. Em todos esses casos o certificado é o e-CPF do profissional.
Qual certificado é o seu
Responda as três perguntas para ver o certificado indicado.
Perguntas frequentes
Toda empresa é obrigada a ter certificado digital?
Não. Precisa quem emite NF-e ou NFC-e, entrega obrigações do SPED ou transmite eSocial e DCTFWeb por sistema. O MEI prestador de serviço, em geral, não precisa.
MEI precisa de certificado digital?
Na maioria dos casos, não: a NFS-e nacional sai com a conta gov.br. O MEI precisa quando emite NF-e de venda de mercadoria pelo sistema da SEFAZ.
Empresa do Simples Nacional precisa de certificado?
Se emite NF-e de mercadoria, sim. Também precisa quando o eSocial ou outras obrigações são transmitidos por sistema que exige certificado.
Pessoa física precisa de certificado digital?
Não é obrigatório para a maioria: a conta gov.br prata ou ouro abre quase todos os serviços do e-CAC. Profissionais que assinam documentos, como advogados e médicos, usam o e-CPF na rotina.