Numa sexta-feira de manhã, uma loja de autopeças em Londrina fechou uma venda de R$ 18 mil para uma transportadora e não conseguiu emitir a nota. O sistema devolvia a mesma rejeição: certificado vencido. O e-CNPJ tinha expirado na quarta, ninguém percebeu, e a mercadoria ficou parada no estoque até a segunda.
O certificado digital é aquele item que só aparece quando falta. Este guia explica o que ele é, qual tipo comprar, quanto custa e como emitir sem sair de casa, com links para o aprofundamento de cada parte.
O que é certificado digital
Certificado digital é a identidade eletrônica de uma empresa ou de uma pessoa. Ele assina documentos e transmissões com a mesma validade da assinatura de próprio punho, garantida pela Medida Provisória 2.200-2/2001, que criou a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
Três atores participam da emissão:
- Autoridade Certificadora (AC): emite o certificado. Na MINDATA, a AC é a SDI.
- Autoridade de Registro (AR): confere a identidade de quem pede. Aqui, a AR HTsigns.
- Agente de registro: a pessoa que faz a validação com você, por vídeo ou presencialmente.
Para que serve
- Emitir NF-e e NFC-e de venda de mercadoria
- Transmitir as obrigações do SPED, como ECF e EFD, e os eventos do eSocial, da EFD-Reinf e da DCTFWeb pelo sistema da empresa ou do contador
- Acessar o e-CAC da Receita Federal e cadastrar procuração eletrônica para o contador
- Entrar no gov.br com nível ouro
- Assinar contratos, laudos, receitas e petições com validade jurídica
Nem toda empresa precisa. O MEI prestador de serviço, por exemplo, emite a NFS-e nacional com a conta gov.br. O artigo quem é obrigado a ter certificado digital separa cada caso.
e-CNPJ ou e-CPF
O e-CNPJ é o certificado da empresa: assina notas fiscais e obrigações em nome do CNPJ. O e-CPF é o da pessoa física: serve para o imposto de renda, o gov.br e a assinatura de documentos pessoais ou profissionais.
| e-CNPJ | e-CPF | |
|---|---|---|
| Titular | Empresa | Pessoa física |
| Quem faz a validação | Representante legal na Receita | O próprio titular |
| Uso típico | NF-e, SPED, eSocial, e-CAC da empresa | e-CAC pessoal, gov.br, assinaturas |
Detalhes e casos mistos em e-CNPJ ou e-CPF: qual certificado você precisa.
A1 ou A3
A diferença está em onde a chave fica guardada. O A1 é um arquivo instalado no computador ou no sistema de notas e vale 1 ano. O A3 fica num token USB e vale 1 ou 2 anos. A validade jurídica é a mesma.
Qual certificado é o seu
Responda as três perguntas para ver o certificado indicado.
A comparação completa, com o custo por ano de cada um, está em certificado digital A1 ou A3.
Quanto custa
| Certificado | Validade | Preço |
|---|---|---|
| e-CPF A1 | 1 ano | R$ 150 |
| e-CNPJ A1 | 1 ano | R$ 170 |
| e-CPF A3 (token) | 1 ou 2 anos | R$ 240 ou R$ 270 + frete de R$ 9,90 |
| e-CNPJ A3 (token) | 1 ou 2 anos | R$ 260 ou R$ 320 + frete de R$ 9,90 |
O preço inclui a validação por vídeo ou presencial em Curitiba. O pagamento vem antes do agendamento.
Como emitir
- Escolha o certificado e faça o pedido.
- Pague e envie os documentos.
- Faça a validação por videoconferência pelo celular, ou presencialmente em Curitiba.
- Com a validação aprovada, a emissão sai em até 10 minutos.
- Instale pelo e-mail da certificadora e crie a sua senha.
O passo a passo com o que ter em mãos na chamada está em como emitir certificado digital online, e a lista de documentos em documentos para tirar o certificado digital.
Validade, renovação e senha
O certificado vencido para de assinar na hora: nota rejeitada, transmissão recusada. Renovar com antecedência evita a parada da loja de Londrina, e quem compra conosco recebe aviso 45 dias antes. Veja como renovar sem parar a emissão de notas.
A senha é criada por você na instalação e não fica com ninguém, nem com a agente de registro. Perdeu, emite outro. O que fazer nesse caso está em esqueci a senha do certificado digital.
Para dúvidas pontuais, a central de dúvidas responde uma pergunta por página.
Perguntas frequentes
O que é certificado digital?
É a identidade eletrônica de uma empresa (e-CNPJ) ou de uma pessoa (e-CPF), emitida dentro da ICP-Brasil. Ele assina documentos e transmissões com a mesma validade da assinatura de próprio punho, pela MP 2.200-2/2001.
Quanto custa o certificado digital?
Na MINDATA, o e-CPF A1 custa R$ 150 e o e-CNPJ A1 R$ 170, com validade de 1 ano. No A3 com token, de R$ 240 a R$ 320 conforme o titular e a validade de 1 ou 2 anos, mais frete fixo de R$ 9,90.
Quanto tempo demora para emitir?
Depois da validação aprovada, a emissão sai em até 10 minutos. O tempo total depende do agendamento da videoconferência, que acontece depois do pagamento.
Dá para emitir sem sair de casa?
Sim. A validação por videoconferência é regulamentada pela ICP-Brasil e atende qualquer cidade do Brasil. Em Curitiba também há atendimento presencial.